¿Qué es el DATA AUDIT FRAMEWORK?

Cuatro pasos para la gestión eficiente de los datos.

Para administrar eficazmente los fondos de datos y aprovechar plenamente su potencial, una organización debe primero ser consciente de la ubicación, estado y valor de estos activos. En ese sentido el Data Audit Framewok (DAF) proporciona a las instituciones los instrumentos necesarios para identificar, localizar, describir y evaluar cómo se están administrando sus datos. 

El Data Audit Framewok en un proyecto liderado por HATII en la Universidad de Glasgow en colaboración con el Digital Curation Center, y ha sido desarrollado con la financiación de JISC.

Una auditoría de datos debe ser capaz de identificar la duplicación de esfuerzos y señalar las áreas que requieren inversiones adicionales con el objetivo final de permitir a una organización aprovechar al máximo todos sus recursos. También pondrá de relieve las deficiencias en la generación de  datos y en el archivo de los mismos; proponieno cambios en las políticas de gestión con la finalidad de disminuir los riesgos de pérdida o infrautilización. Asimismo, una organización que es conocedora de sus datos se pone en una buena posición para aumentar el valor de sus colecciones a través de su uso continuo. Por lo tanto, en términos generales, una auditoría de datos aporta tres ventajas principales:

1. Facilita la priorización de recursos, mejorando la eficiencia de la organización;
2. Aumenta la capacidad para gestionar los riesgos asociados a las pérdidas de datos y a su irrecuperabilidad;
3. Revaloriza los datos, mejorando su acceso y reutilización. 

Ahora bien, las organizaciones necesitan orientaciones sobre qué información debe ser recopilada en una auditoría de datos, dónde puede encontrar la información y cómo podrían aprovechar tanto la información como los datos una vez que han sido recopilados. El DAF se ha desarrollado con estas necesidades en mente, abordando cinco preguntas básicas:

1. ¿Qué datos existen en la actualidad?
2. ¿Dónde están localizados esos datos?
3. ¿Cómo han sido administrados hasta la fecha?
4. ¿Cuáles se deben mantener a largo plazo?
5. ¿Cuáles son las prácticas actuales que colocan esos datos en riesgo?

Para ello, el DAF aporta una metodología y una herramienta on-line para facilitar a los auditores recopilar esta información; ayudando a garantizar que los datos se conserven y permanezcan accesibles a largo plazo.  La metodología de trabajo se organiza en cuatro etapas:

1. La primera etapa es la de planificación de la auditoría de datos.
2. La segunda esta es la identificación y clasificación de las colecciones de datos.
3. La tercera etapa investiga el ciclo de vida de generación de las colecciones de datos, identifcando puntos débiles en la producción y conservación de los mismos.
4. La cuarta etapa sintentiza la información recopilada y realiza recomendaciones para mejorar la gestión de las colecciones de datos.

 

Las cuatro etapas del DAF

En definitiva, el DAF proporciona un método simple de obtención y utilización de información sobre la producción y conservación de datos; proporcionado una imagen clara de la organización general de los ficheros de datos, su estado de conservación actual, así como acerca de la sensibilización del personal responsable de la producción de datos sobre la conservación y reutilización de los mismos. Por lo tanto el DAF ofrece a las organizaciones un buen instrumento para mejorar la gestión de los datos existentes. 

 

Para saber más: 

• Metodología del DAF (PDF - Inglés)
• Guía de implementeación del DAF  (PDF - Inglés)
• Página principal del DAF (Inglés)